Бюджет корпоративного праздника: как оптимизировать расходы

Праздник и траты – понятия взаимосвязанные. И новогодний корпоратив не является исключением. А потому его организация неизбежно повлечёт за собой вопросы и дилеммы финансового плана: на чём можно сэкономить, а какие статьи расходов лучше не подвергать оптимизации? Как и сотрудников порадовать ярким событием, и компанию не разорить? Где начинаются и заканчиваются границы праздничной сметы? Каковы алгоритм и основные этапы составления бюджета?

Не знаете где провести банкет? Тогда Вам прямая дорога на сайт 4banket.ru!
Лучшие банкетные площадки Москвы и Московской области на нашем интернет-ресурсе!
Мы поможем подобрать оптимальный вариант быстро и бесплатно!

Во всех этих вопросах разбирался ведущий информационный интернет ресурс 4banket.ru. Следуйте за нами, и вы узнаете, как не пустить деньги на ветер и грамотно сформировать расходы на корпоративные праздники.

Алгоритм составления бюджета

Всё начинается с определения лиц, ответственных за составление бюджета. Чаще всего финансовую составляющую корпоративного праздника обеспечивает бухгалтер/экономист организации, работающий в тесном тандеме с сотрудником HR-службы. Вместе они проходят 10 тернистых этапов бюджетной подготовки – от определения целей и задач корпоративного мероприятия до защиты конечного варианта праздничной сметы перед руководством.

10 шагов на пути к готовому бюджету

Алгоритм подготовки бюджета корпоративного праздника состоит из 10 шагов, последовательных и чётких.

Цели и задачи мероприятия

Что это будет: камерное мероприятие «только для своих» или масштабный праздник с приглашением клиентов и партнёров? Активный тимбилдинг, «заточенный» на командообразование или классический банкет с танцами и конкурсами?

Выбранный формат продиктует примерный список предстоящих трат.

Границы бюджета

Важно знать заранее, сколько денег готова выделить компания на организацию корпоратива. Эта сумма определит бюджетные границы, в которые надо «уместить» праздник.

В некоторых фирмах, расходы на корпоративные мероприятия закладываются раз в год. В таком случае, главная цель – не выйти за рамки обозначенной суммы.

Если же у компании нет заранее выделенного «корпоративного бюджета», то верхний предел суммы нужно уточнить у руководства, как минимум, за 2-3 месяца до даты проведения мероприятия. При этом важно знать, есть ли у фирмы возможность изыскать дополнительные средства в случае превышения лимита.

Количество участников

От числа участников корпоративного мероприятия будет зависеть его масштаб, а значит, и сумма, потраченная на основные статьи расходов, – аренда площадки, меню, развлекательная программа. Поэтому важно определиться с количеством приглашённых как можно раньше, ответив на вопросы: это будет мероприятие только для избранных или для всех сотрудников? Планируется формат семейного праздника или делового, с элементами PR-компании? Приглашаются сотрудники с супругами, детьми или только партнёры, клиенты, представители СМИ?

После подсчёта общего количества участников готовящегося корпоратива, можно переходить к подбору провайдера и места празднования.

Организатор события

Чем масштабнее планируется праздник, сложнее его цели и задачи, тем труднее провести организацию своими силами, без привлечения профессионалов. Обращение в event-агентство гарантирует предсказуемый результат и достойный уровень праздника. Можно не беспокоиться о форс-мажорах, не париться нюансами подготовки. Но придётся за подобные «удобства» заплатить, то есть внести в праздничную смету расходы на услуги провайдера.

На заметку: средний размер агентского вознаграждения составляет 10 % от общего бюджета корпоративного мероприятия.

В стоимость предоставляемых услуг event-агентств, как правило, входят: разработка сценария, контроль выполнения постановочных работ, декорирование, техническое обеспечение праздника, развлекательная программа, фото и видео сопровождение мероприятия. А также: защита вашего мероприятия от непредвиденных расходов и сбоев в подготовке, спасение от общения с подрядчиками и от ненужных навязанных услуг.

Но стоит помнить, что подобное «волшебство» по силам лишь крупному провайдеру, с хорошей репутацией и обширной базой проверенных поставщиков. Такое агентство, благодаря большим объёмам, может предложить оптимальное соотношение цены и качества своим клиентам и даже скидки дополнительные предоставить. Что проблематично ожидать от мелких подрядчиков с узкой специализацией. Практика показывает, что работа напрямую с подрядчиком, отвечающим только за свою область (кейтеринг, аренда оборудования, декор…), экономически менее выгодна, чем с одним, крупным провайдером. Хлопотное взаимодействие с каждым не помогает сократить затраты по отдельным статьям бюджета.

Совет: стремитесь к взаимодействию с меньшим числом провайдеров, выбирая в качестве главного одно крупное event-агентство.

Выбор площадки

Аренда места для проведения корпоративного мероприятия – важная задача и дорогостоящий пункт праздничного бюджета.

На выбор подходящей площадки, главным образом, влияют:

— масштаб события и количество его участников – нужен соответствующий размер зала, пространство, достаточное для осуществления задуманного;
— формат мероприятия – для активного тимбилдинга и классического банкета потребуются совершенно разные локации;
— статус и предпочтения руководства — современный лофт, солидный загородный клуб, молодёжный керлинг-клуб или приватная атмосфера ресторана на воде.

Финансовый фактор также имеет немаловажное значение. Самым бюджетным вариантом считается офис, самым популярным – банкетный зал кафе/ресторана, самыми модными – лофт, развлекательный центр, клуб. А к самым дорогим площадкам относят теплоходы/яхты, загородные усадьбы, горнолыжные курорты и зарубежные отели на берегу моря.

На заметку: аренда площадки – одна из самых крупных и не самых гибких статей расходов праздничного бюджета. Поэтому урезание сметы неизбежно приводит к поиску нового места проведения мероприятия.

К подбору площадки приступают сразу, как только становятся известны примерный бюджет, количество участников и формат мероприятия. Работает принцип «чем раньше, тем лучше». Особенно он актуален, если корпоратив привязан к государственному празднику, такому, например, как Новый год. В этом случае, бронирование места и внесение предоплаты делаются уже в конце лета-начале осени, чтобы получить оптимальное соотношение цены и качества. Если же поводом для корпоратива является день рождения организации или иной, не приуроченный к общенародному празднику, то достаточно договориться об аренде площадки за 3-4 недели до торжества.

Развлекательная программа

Организация развлекательной программы довольно затратная статья бюджета корпоративного мероприятия. На неё уходит значительная часть средств. Масштаб расходов напрямую зависит от масштаба готовящегося события.

Если подготовку праздничной программы решено провести собственными силами, без привлечения специалистов event-агентства, то в смете следует подробно расписать все статьи расходов. К ним, в частности, относятся:

— услуги ведущего – гонорар хорошего ведущего на новогоднем корпоративе стартует от 50 тысяч рублей за вечер. В иные, не такие горячие праздничные даты подобные услуги могут стоить и дешевле. Если же на роль ведущего планируется приглашение медийной личности, то надо готовиться к сумме иного порядка – от 500 тысяч рублей за вечер;
— приглашение артистов – их гонорары также зависят от степени их известности. Стоимость 45-минутного выступления популярного певца начинается от 12 тысяч евро, а небольшой шоу-программы, например, иллюзиониста – от 40 тысяч рублей;
— расходы на персонал – сюда входит работа ди-джея, аниматоров, заполняющих паузы между конкурсами, номерами шоу-программы, аренда костюмов, питание персонала и т.п.;
— техническое оснащение – аренда звукового, осветительного оборудования, его транспортировка подразумевают отдельную статью расходов. Иногда зал сдаётся со всем необходимым оборудованием. В этом случае нужно заранее уточнить, входит ли его использование в стоимость аренды помещения;
— оборудование для активностей – специальные стойки, стенды, различные реквизиты для проведения квестов, конкурсов и мастер-классов потребуют отдельной строки в смете расходов, с подробным указанием стоимости каждого элемента;
— фото и видеосъёмка – услуги профессионального фотографа/видеографа стоят от 30 тысяч рублей за несколько часов съёмки, а вместе с организацией фотозоны и необходимого реквизита – около 150 тысяч.

Подобная «дотошность» в описании статей расходов на развлекательную программу поможет в дальнейшем успешно защитить праздничный бюджет перед руководством, да и контролировать расходы так будет значительно проще.

Если же развлекательной программой целиком будет заниматься нанятый провайдер, то все траты по её организации войдут в статью расходов под названием «услуги event-агентства». Подробный же расчёт делается в смете затрат, которая в обязательном порядке прикладывается к договору, заключённому с агентством.

Меню

Расходы на меню напрямую зависят от числа участников и вида организации питания – фуршет, банкет, кофе-брейк.

При составлении бюджета точное наполнение меню прописывать не нужно. Достаточно знать размер среднего чека на человека. Её озвучит арендодатель вместе с разными вариантами меню на выбор.

На заметку: если сервисный сбор не включён рестораном в стоимость чека, то нужно также заложить его в бюджет мероприятия. Обслуживание банкета или фуршета обычно составляет 10 % от общей суммы заказа.

Если планируется выездной корпоратив, мероприятие на природе, то, вероятно, придётся прибегнуть к услугам кейтеринговой компании. За единицу измерения стоимости кейтерингового обслуживания берётся также средний чек на гостя.

Трансфер и подарки

Транспортные расходы неизбежны, если площадка, выбранная для проведения корпоратива, расположена за городом. Сотрудников нужно будет доставить до места и обратно, арендовав для этих целей автобус.

Статья «подарки» — необходимая часть бюджета новогоднего корпоратива. В неё закладываются расходы на призы участникам конкурсов, праздничной лотереи, на памятные сувениры с логотипом фирмы гостям, сладкие гостинцы детям сотрудников и т.п.

Дополнительные расходы

В эту бюджетную статью вносят:

— затраты на РR-кампанию — если планируется корпоратив с приглашением партнёров и клиентов, публикации в СМИ;
— услуги по охране мероприятия – если выбранная площадка не имеет собственной охраны;
— раздаточный материал – печать пригласительных, буклетов, лотерейных билетов, грамот и т.п.;
— непредвиденные расходы – на них обычно закладывается сумма, составляющая 2-3 % от всего праздничного бюджета.

Утверждение бюджета руководством

Защита бюджетного проекта – финальный этап большого и сложного пути. После утверждения руководством, смета направляется в бухгалтерию, деньги выделяются, и начинается активная подготовка к празднику.

Чтобы согласование проекта бюджета прошло успешно, важно соблюсти 3 условия:

— подготовить три варианта проекта под разный масштаб праздника: минимальный, оптимальный и максимальный;
— обосновать расходы – приложить к бюджету расчёты, прайсы подрядчиков, сметы по каждой статье;
— обеспечить совпадение плановых и фактических показателей – если их цифры будут резко отличаться, доверие к бюджету окажется подорванным. И его вряд ли утвердят.

А вот у адекватного, обоснованного бюджета, не выходящего за рамки суммы, запланированной на проведение корпоратива, есть все шансы пройти защиту без заминок и отправиться прямиком в бухгалтерию.

Оптимизация расходов: 5 советов

Есть несколько простых правил, которые позволят сэкономить на расходах, не убивая при этом праздник.

Расставляем приоритеты – для этого достаточно вспомнить цель мероприятия. Для чего оно задумано? Чтобы произвести впечатление на партнёров, стать частью PR-кампании? Тогда акценты делаются на зрелищности. На оформлении площадки, развлекательной программе в этом случае не экономят. Если же корпоратив своей главной задачей ставит сплочение коллектива, поощрение сотрудников за хорошую работу, то как раз на декоре зала и шоу-эффектах можно сэкономить, перенаправив средства на интересный интерактив, призы и угощения.
Оптимизируем только главные статьи расходов – аренду, меню и развлечения, которые съедают львиную часть бюджета. «Мелочёвку», типа услуг фотографа, организации фотозоны не трогаем. Не отказываемся и от услуг профессионального ведущего, ди-джея. Бюджет таких жертв не оценит, а вот общее впечатление от праздника будет испорчено.

На заметку: формат фуршета выгоднее, чем банкет с рассадкой. Он позволяет сэкономить до 30 %, причём, не только на меню, но и на обслуживании, аренде помещения и даже развлекательной программе, так как менее продолжителен по времени проведения, чем банкет.

Выбираем правильные даты – горячие предпраздничные дни грозят горячими ценами. Если выбрать для новогоднего корпоратива начало декабря или января, то можно «отжать» для бюджета половину стоимости аренды. Та же история и с услугами ведущих, артистов.

На заметку: горячими днями недели в сфере развлечений и общепита считаются также пятницы и субботы.

Выбираем правильную площадку – в качестве места проведения выгоднее выбирать то, где уже организована культурная программа. Например, театр или развлекательный центр. Можно выкупить зал в театре, коллективно посмотреть спектакль, а потом организовать фуршет в местном буфете. Или арендовать несколько дорожек в боулинге развлекательного центра, устроить вокальные соревнования между сотрудниками в караоке-баре с последующими посиделками в кафе/ресторане.
Выбираем полезные бонусы и скидки – те, которые помогут реально сэкономить. К таким, к примеру, относится отмена рестораном пробкового сбора и разрешение приносить в заведение своё спиртное.

3 ошибки при составлении бюджета

Ошибок, конечно, может быть гораздо больше, но назовём основные из них, которые помогут избежать финансового краха.

Игнорирование мелких расходов – если не учитывать незначительные траты, то в итоге можно получить большой провал в бюджете и выйти за границы установленного лимита.
Отсутствие сверки дебета с кредитом – сверять полученные суммы с общим бюджетом, отведённым на корпоративное мероприятие, нужно регулярно, чтобы успеть вовремя внести поправки и не сорвать общую подготовку праздника.
Нарушение баланса в формировании бюджета – расходы должны быть распределены по бюджету адекватно-равномерно. Неправильно «ухнуть» все деньги на гонорар приглашённой звезды и урезать до неприличного минимума меню или, наоборот, потратить большую часть праздничного бюджета на банкет и совсем не озаботиться развлекательной частью мероприятия. Важно соблюдать баланс, при котором корпоратив получится интересным и вкусным в равной степени.

И заключительный совет от 4Банкет: убедитесь перед защитой бюджета, что все статьи расходов оптимизированы, учтены и документально обоснованы, а рамки лимита не нарушены. Получайте одобрение руководства и смело начинайте подготовку к празднику!

Удачных и ярких вам корпоративных событий!